Versión 2026-10-11 · Actualizado el 14 de octubre de 2026 · Entra en vigor el 29 de octubre de 2026
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2, con domicilio en TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colombia, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de la plataforma VIRE, adopta la presente Política conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas aplicables.
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2
Dirección: TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colombia
Datos personales y reclamos: soporte@virecoach.com
Sitio web: virecoach.com
2. DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS
Profesionales: nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento, foto de perfil, número de documento e información de facturación, datos de pagos y suscripciones, contenido audiovisual, rutinas y uso de la Plataforma.
Perfil en la vitrina de profesionales: profesión, ciudad, frase de presentación, biografía, modalidad de atención (presencial, remota o ambas), usuario de Instagram si decide agregarlo y número de WhatsApp.
Verificación del profesional: la foto o el PDF de su tarjeta profesional de COCED y los datos que leemos de la ficha pública de esa tarjeta en el sitio de COCED: nombre, número y tipo de tarjeta, estado, título, institución, año de graduación y fechas de expedición y de actualización. También guardamos la fecha en que el profesional nos dio su autorización. Hoy la verificación solo se hace con la tarjeta de COCED.
Profesionales que venden en la vitrina: para recibir los pagos de sus planes, la foto de su cédula por las dos caras y su número, su RUT y su certificado bancario. Los números de documento y de cuenta se guardan cifrados. Además, una foto del profesional sosteniendo su cédula (selfie), que es un dato biométrico y sensible y solo se pide con la autorización explícita y separada que describe la sección 3.
Deportistas: nombre, correo, teléfono, fecha de nacimiento, sexo (opcional: se puede responder "prefiero no decirlo"; lo usamos para estimar el porcentaje de grasa y la masa muscular), peso, altura, métricas corporales, porcentaje de grasa corporal, fotografías de progreso, lesiones y condiciones médicas que decida declarar, compras de planes en la vitrina y actividad en la Plataforma.
Ubicación: la ciudad que cada usuario elige de un catálogo mundial de ciudades (GeoNames), con su región, su país y las coordenadas aproximadas de esa ciudad. No usamos la ubicación del teléfono.
Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, idioma y eventos de uso. Al aceptar un documento legal guardamos su versión, la fecha, la dirección IP y el navegador desde el que se aceptó.
Registros sin terminar: si una persona empieza a crear su cuenta y no completa el proceso, VIRE conserva los datos que ya escribió, desde el momento en que indica su correo: el tipo de cuenta (deportista o profesional del deporte), el correo, el nombre si lo suministró, el paso en el que se detuvo, la fecha y si el registro se inició en la web o en la aplicación móvil. No se conservan la contraseña, el teléfono ni el usuario de redes sociales.
3. DATOS SENSIBLES
VIRE trata datos sensibles en dos casos, y en ambos lo hace con la autorización previa, expresa e informada del titular, como exige el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
Datos de salud: sexo, peso, estatura, composición corporal y demás métricas corporales, fotografías corporales, lesiones y condiciones médicas. El deportista decide si los suministra; VIRE le pide su autorización explícita antes de guardarlos, y él autoriza aparte que su profesional pueda verlos.
Dato biométrico: la selfie con la cédula del profesional que vende en la vitrina, usada solo para comprobar su identidad antes de pagarle. Se pide con una autorización explícita aparte, que el profesional acepta antes de subirla.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
- Permitir el funcionamiento de la Plataforma y gestionar cuentas.
- Gestionar suscripciones, cobros y facturación electrónica.
- Cobrar los planes que los profesionales venden en la vitrina, comprobar la identidad del profesional y girarle sus pagos.
- Permitir el seguimiento físico y facilitar la interacción entre profesional y deportista.
- Mostrar el perfil del profesional en la vitrina de profesionales para conectar deportistas con profesionales.
- Verificar el registro profesional de quien usa VIRE como profesional.
- Comprobar la edad mínima para usar la Plataforma y para comprar.
- Mostrar la ciudad de cada profesional y ayudar a los deportistas a encontrar profesionales cercanos.
- Mejorar funcionalidades y prevenir fraude.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y enviar comunicaciones operativas o comerciales.
- Realizar análisis estadísticos y de uso.
- Recordar por correo electrónico, a quien empezó un registro y no lo terminó, que puede completarlo. Estos datos no se usan para publicidad ni para contacto telefónico.
Algunos correos son parte del servicio y no se pueden desactivar: los de seguridad y acceso (verificación de la cuenta y recuperación o cambio de contraseña), los de facturación (recibos, cobros fallidos, renovación y vencimiento del plan), las respuestas de soporte, y los avisos sobre solicitudes y sobre la relación entre el profesional y el deportista, incluidos los recordatorios de solicitudes pendientes y de fin del plan de entrenamiento.
Los demás sí se pueden desactivar, entre ellos el de nuevo récord personal, que llega como máximo una vez por sesión de entrenamiento, y "Te extrañamos", que se envía al deportista a los 7 y a los 21 días sin entrenar, dos veces como máximo. Cada uno de estos correos incluye un enlace para darse de baja, y también se pueden apagar por tema desde las preferencias de la cuenta.
5. BASE LEGAL
Autorización del titular, ejecución de la relación contractual, cumplimiento de obligaciones legales e interés legítimo de operación y seguridad de la Plataforma.
Para verificar al profesional le pedimos su autorización previa, expresa e informada en el mismo paso en que sube su tarjeta, como exige el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012; sin esa autorización la tarjeta no se puede subir. La ficha de COCED que consultamos es de acceso público.
En el caso de los registros sin terminar, la base legal es el interés legítimo de VIRE y la relación precontractual con el titular: los correos que se envían son transaccionales y tienen como única finalidad completar el registro ya iniciado, por lo que no dependen de una autorización expresa previa.
6. PLAZOS DE CONSERVACIÓN
- Datos de la cuenta, de entrenamiento y de salud: mientras la cuenta esté activa. Al pedir la eliminación, la cuenta se desactiva y puede reactivarse durante treinta (30) días; después se eliminan, salvo lo que sigue.
- Registros contables y de facturación: diez (10) años, conforme a la normativa comercial y tributaria.
- Documentos del profesional para recibir pagos (cédula y su número, RUT, certificado bancario): diez (10) años desde el cierre de la cuenta, por obligación contable; después se eliminan.
- Selfie con la cédula: mientras la cuenta esté activa; se elimina al cerrarla.
- Tarjeta y datos de verificación: mientras el profesional tenga cuenta en VIRE. También puede pedir que los borremos antes escribiendo a soporte@virecoach.com; mientras no vuelva a subir una tarjeta dejará de aparecer como verificado.
- Registros sin terminar: noventa (90) días desde el último intento; cada correo incluye un enlace para dejar de recibirlos con un clic, que además elimina el registro.
- Copias de seguridad cifradas: hasta siete (7) días. Registros técnicos y de seguridad: hasta treinta (30) días.
7. ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD
La información se almacena en servicios de infraestructura en la nube. VIRE implementa medidas razonables de seguridad técnicas, administrativas y organizacionales. Ningún sistema es completamente invulnerable.
Las tarjetas profesionales, los documentos para recibir pagos y la selfie con la cédula se guardan en almacenamiento privado, sin enlace público, y solo puede acceder a ellos el personal autorizado de VIRE. Los números de documento y de cuenta bancaria de quien vende en la vitrina se guardan cifrados. Ninguno de estos documentos ni números se muestra o se publica en la Plataforma.
8. ACCESO A LA INFORMACIÓN
Los datos del deportista solo podrán ser visualizados por el usuario titular, el profesional correspondiente y personal autorizado de VIRE cuando resulte necesario. VIRE no vende datos personales a terceros.
El perfil del profesional en la vitrina de profesionales es visible para los usuarios de la Plataforma que hayan iniciado sesión, con el fin de que puedan encontrarlo y solicitarle entrenamiento. Muestra su nombre, nombre de usuario, foto, profesión, ciudad, frase de presentación, biografía, modalidad de atención, usuario de Instagram si lo agregó, si es embajador de VIRE, número de deportistas activos, entrenamientos acompañados, desde cuándo está en VIRE y si está verificado. El profesional controla esta visibilidad y puede ocultar su perfil de la vitrina en cualquier momento desde su cuenta.
Su número de WhatsApp no aparece en la vitrina. Si tiene esta opción activada, cuando un deportista le envía una solicitud se abre una conversación de WhatsApp con ese número, y en ella el deportista podrá verlo. El profesional puede desactivar esta opción desde su cuenta.
Página pública del profesional: si el profesional la activa y acepta su autorización aparte, VIRE publica en una página propia su foto, nombre, sello de verificado, frase, especialidades, ciudad, video de presentación y lo que escriba sobre cómo trabaja y en sus enlaces. Cualquiera con el enlace puede verla, puede aparecer en buscadores como Google y en la vista previa al compartirla. El profesional puede apagarla cuando quiera. De quienes la visitan, VIRE solo cuenta cuántas visitas tiene cada día, sin guardar datos de quién la vio.
La tarjeta y los datos de verificación no se muestran a otros usuarios: en la vitrina solo aparece si el profesional está verificado.
9. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Algunos proveedores tratan datos personales por cuenta de VIRE, como encargados del tratamiento en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, solo para prestarnos su servicio y bajo sus propias políticas:
- Google Cloud (Estados Unidos): servidores, base de datos y almacenamiento de archivos.
- Google Maps Platform: búsqueda de las sedes del profesional.
- Vercel: alojamiento de la web app, por donde pasa el tráfico de la Plataforma.
- Mercado Pago: cobro de los planes y tokenización de las tarjetas.
- SIIGO: facturación electrónica.
- OpenAI (Estados Unidos): el asistente VireCoach y las respuestas automáticas por WhatsApp.
- Meta (WhatsApp): mensajes por WhatsApp a quien lo haya autorizado.
- Nuestro proveedor de correo electrónico: envío de los correos del servicio.
- Expo: notificaciones en el celular.
10. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
Parte de la información se almacena y procesa fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos, en los servidores de Google Cloud y de los demás encargados de la sección 9. VIRE hace estas transmisiones como responsable, con encargados que se obligan a proteger los datos, y conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Al aceptar esta Política, el titular autoriza esas transmisiones en la medida en que sean necesarias para prestar el servicio.
11. PAGOS Y DATOS FINANCIEROS
Los pagos son procesados mediante proveedores externos. VIRE no almacena directamente información completa de tarjetas. La tokenización es gestionada por proveedores autorizados.
12. DERECHOS DEL TITULAR Y CÓMO EJERCERLOS
El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización que nos dio; ser informado sobre el uso que les damos; revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal de conservarlos; acceder gratuitamente a ellos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles más.
- Canal: soporte@virecoach.com, desde el correo registrado o indicando el nombre, el documento y la petición.
- Superintendencia de Industria y Comercio: el titular puede presentar una queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante VIRE.
13. MENORES DE EDAD
VIRE no permite profesionales menores de edad. Los deportistas deben tener al menos catorce (14) años, y los menores de 18 usan la Plataforma con la autorización de sus padres o de su representante legal, que es quien autoriza el tratamiento de sus datos. VIRE trata los datos de los menores respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y solo los mayores de 18 años pueden comprar en la Plataforma.
14. USO DE CONTENIDO PARA MARKETING
VIRE podrá utilizar testimonios, nombres comerciales, logos, capturas y contenido público de profesionales para fines promocionales. No utilizará fotografías corporales ni datos sensibles de deportistas sin consentimiento adicional expreso.
15. COOKIES
Esenciales: las que hacen falta para que funcionen el sitio y la Plataforma: la sesión iniciada en la aplicación, el idioma elegido y la decisión sobre las cookies de analítica. No se pueden desactivar sin que el servicio deje de funcionar.
Analítica: Google Analytics, solo si el visitante lo acepta en el aviso de cookies del sitio. Antes de aceptar no se carga ninguna herramienta de analítica, y quien rechaza no vuelve a ver el aviso.
El visitante elige en el aviso de cookies que aparece la primera vez que entra en virecoach.com, y puede cambiar su decisión borrando los datos del sitio en su navegador.
16. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA
VIRE podrá actualizar esta Política. Cada versión se publica con su fecha. VIRE avisa de cada cambio sustancial por correo electrónico y en la Plataforma con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigor y, cuando cambia en algo que requiera autorización, la Plataforma pide al titular que la lea y la acepte de nuevo.
17. VIGENCIA
Esta Política rige desde el 29 de octubre de 2026 (versión 2026-10-11). Las bases de datos se conservarán mientras sean necesarias para las finalidades descritas y durante los plazos de la sección 6.
18. CONTACTO
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2
Dirección: TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colombia
Datos personales y reclamos: soporte@virecoach.com
Sitio web: virecoach.com
Version 2026-10-11 · Updated on October 14, 2026 · Effective from October 29, 2026
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2, domiciled at TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colombia, as the controller of the personal data of the VIRE platform, adopts this Policy in accordance with Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013 (compiled in Decree 1074 of 2015) and other applicable regulations.
1. DATA CONTROLLER
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2
Address: TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colombia
Personal data and complaints: soporte@virecoach.com
Website: virecoach.com
2. PERSONAL DATA WE COLLECT
Professionals: name, email, phone, date of birth, profile photo, ID number and billing information, payment and subscription data, audiovisual content, programs and use of the Platform.
Profile in the professionals showcase: profession, city, tagline, biography, service mode (in person, remote or both), Instagram username if they choose to add it, and WhatsApp number.
Professional verification: the photo or PDF of their COCED professional card and the data we read from that card's public record on the COCED website: name, card number and type, status, degree, institution, graduation year and issue and update dates. We also keep the date on which the professional gave us their authorization. Today verification is only done with the COCED card.
Professionals who sell in the showcase: to receive payments for their plans, a photo of both sides of their ID card and its number, their RUT (tax registration) and their bank certificate. ID and account numbers are stored encrypted. In addition, a photo of the professional holding their ID card (selfie), which is biometric and sensitive data and is only requested with the explicit and separate authorization described in section 3.
Athletes: name, email, phone, date of birth, sex (optional: "prefer not to say" is an option; we use it to estimate body fat percentage and muscle mass), weight, height, body metrics, body fat percentage, progress photos, injuries and medical conditions they choose to declare, purchases of plans in the showcase and activity on the Platform.
Location: the city each user chooses from a worldwide catalog of cities (GeoNames), with its region, country and the approximate coordinates of that city. We do not use the phone's location.
Technical data: IP address, device type, browser, operating system, language and usage events. When a legal document is accepted, we keep its version, the date, and the IP address and browser from which it was accepted.
Unfinished registrations: if someone starts creating their account and does not complete the process, VIRE keeps the data already entered, from the moment they provide their email: the account type (athlete or sports professional), the email, the name if provided, the step where they stopped, the date and whether the registration started on the web or in the mobile app. The password, phone number and social media username are not kept.
3. SENSITIVE DATA
VIRE processes sensitive data in two cases, and in both it does so with the prior, express and informed authorization of the data subject, as required by article 6 of Law 1581 of 2012. The data subject is not required to authorize the processing of sensitive data.
Health data: sex, weight, height, body composition and other body metrics, body photos, injuries and medical conditions. The athlete decides whether to provide them; VIRE asks for their explicit authorization before storing them, and they separately authorize their professional to see them.
Biometric data: the selfie with the ID card of the professional who sells in the showcase, used only to confirm their identity before paying them. It is requested with a separate explicit authorization that the professional accepts before uploading it.
4. PURPOSES OF PROCESSING
- Operate the Platform and manage accounts.
- Manage subscriptions, charges and electronic invoicing.
- Collect payment for the plans professionals sell in the showcase, confirm the professional's identity and pay them.
- Enable physical follow-up and support the interaction between professional and athlete.
- Show the professional's profile in the professionals showcase to connect athletes with professionals.
- Verify the professional registration of those who use VIRE as professionals.
- Check the minimum age to use the Platform and to make purchases.
- Show each professional's city and help athletes find nearby professionals.
- Improve features and prevent fraud.
- Comply with legal, accounting and tax obligations, and send operational or commercial communications.
- Perform statistical and usage analysis.
- Remind by email anyone who started a registration and did not finish it that they can complete it. This data is not used for advertising or phone contact.
Some emails are part of the service and cannot be turned off: security and access emails (account verification and password recovery or change), billing emails (receipts, failed charges, plan renewal and expiry), support replies, and notices about requests and about the relationship between professional and athlete, including reminders of pending requests and of the end of the training plan.
The others can be turned off, including the new personal record email, which arrives at most once per training session, and "We miss you", which is sent to the athlete at 7 and 21 days without training, twice at most. Each of these emails includes an unsubscribe link, and they can also be turned off by topic from the account preferences.
5. LEGAL BASIS
Authorization of the data subject, performance of the contractual relationship, compliance with legal obligations and the legitimate interest in operating and securing the Platform.
To verify the professional, we ask for their prior, express and informed authorization in the same step in which they upload their card, as required by article 9 of Law 1581 of 2012; without that authorization the card cannot be uploaded. The COCED record we consult is publicly accessible.
For unfinished registrations, the legal basis is VIRE's legitimate interest and the pre-contractual relationship with the data subject: the emails sent are transactional and their only purpose is to complete the registration already started, so they do not depend on prior express authorization.
6. RETENTION PERIODS
- Account, training and health data: while the account is active. When deletion is requested, the account is deactivated and can be reactivated for thirty (30) days; after that it is deleted, except for the following.
- Accounting and billing records: ten (10) years, under commercial and tax regulations.
- Documents the professional provides to receive payments (ID card and its number, RUT, bank certificate): ten (10) years after the account is closed, due to accounting obligations; then they are deleted.
- Selfie with the ID card: while the account is active; it is deleted when the account is closed.
- Card and verification data: while the professional has a VIRE account. They can also ask us to delete them earlier by writing to soporte@virecoach.com; until they upload a card again they will no longer appear as verified.
- Unfinished registrations: ninety (90) days from the last attempt; each email includes a one-click link to stop receiving them, which also deletes the registration.
- Encrypted backups: up to seven (7) days. Technical and security logs: up to thirty (30) days.
7. STORAGE AND SECURITY
Information is stored on cloud infrastructure services. VIRE implements reasonable technical, administrative and organizational security measures. No system is completely invulnerable.
Professional cards, documents for receiving payments and the selfie with the ID card are kept in private storage, without a public link, and only authorized VIRE staff can access them. The ID and bank account numbers of those who sell in the showcase are stored encrypted. None of these documents or numbers is shown or published on the Platform.
8. ACCESS TO INFORMATION
An athlete's data can only be viewed by the data subject, the corresponding professional and authorized VIRE staff when necessary. VIRE does not sell personal data to third parties.
The professional's profile in the professionals showcase is visible to Platform users who are signed in, so they can find them and request training. It shows their name, username, photo, profession, city, tagline, biography, service mode, Instagram username if they added it, whether they are a VIRE ambassador, number of active athletes, workouts supported, how long they have been on VIRE and whether they are verified. The professional controls this visibility and can hide their profile from the showcase at any time from their account.
Their WhatsApp number does not appear in the showcase. If they have this option on, when an athlete sends them a request a WhatsApp conversation with that number opens, and the athlete will be able to see it there. The professional can turn this option off from their account.
Professional's public page: if the professional turns it on and accepts its separate authorization, VIRE publishes on a page of their own their photo, name, verified badge, tagline, specialties, city, intro video and what they write about how they work and in their links. Anyone with the link can see it, and it can appear in search engines such as Google and in the preview when shared. The professional can turn it off at any time. About visitors, VIRE only counts how many visits it gets each day, without storing data about who viewed it.
The card and verification data are not shown to other users: the showcase only shows whether the professional is verified.
9. DATA PROCESSORS
Some providers process personal data on VIRE's behalf, as processors under article 3 of Law 1581 of 2012, only to provide their service to us and under their own policies:
- Google Cloud (United States): servers, database and file storage.
- Google Maps Platform: search for the professional's locations.
- Vercel: hosting of the web app, through which the Platform's traffic passes.
- Mercado Pago: charging plans and tokenizing cards.
- SIIGO: electronic invoicing.
- OpenAI (United States): the VireCoach assistant and automatic replies on WhatsApp.
- Meta (WhatsApp): WhatsApp messages to those who have authorized them.
- Our email provider: sending the service's emails.
- Expo: phone notifications.
10. INTERNATIONAL TRANSFERS
Part of the information is stored and processed outside Colombia, mainly in the United States, on the servers of Google Cloud and the other processors in section 9. VIRE makes these transmissions as controller, with processors that undertake to protect the data, and in accordance with article 26 of Law 1581 of 2012. By accepting this Policy, the data subject authorizes those transmissions to the extent necessary to provide the service.
11. PAYMENTS AND FINANCIAL DATA
Payments are processed through external providers. VIRE does not directly store full card information. Tokenization is handled by authorized providers.
12. DATA SUBJECT RIGHTS AND HOW TO EXERCISE THEM
The data subject can know, update and correct their data; request proof of the authorization they gave us; be informed about how we use it; revoke the authorization or request the deletion of their data when there is no legal duty to keep it; access it free of charge; and file complaints with the Superintendence of Industry and Commerce.
- Inquiries: answered within ten (10) business days of receipt at most. If that is not possible, we will explain why and give a new date, no more than five (5) additional business days.
- Claims (correction, update, deletion or breach): answered within fifteen (15) business days from the day after receipt at most. If that is not possible, we will explain why and give a new date, no more than eight (8) additional business days.
- Channel: soporte@virecoach.com, from the registered email or stating the name, ID and request.
- Superintendence of Industry and Commerce: the data subject can file a complaint with the SIC once they have completed the inquiry or claim process with VIRE.
13. MINORS
VIRE does not allow professionals under 18. Athletes must be at least fourteen (14) years old, and those under 18 use the Platform with the authorization of their parents or legal representative, who authorizes the processing of their data. VIRE processes minors' data respecting their best interests and fundamental rights, and only users over 18 can make purchases on the Platform.
14. USE OF CONTENT FOR MARKETING
VIRE may use testimonials, trade names, logos, screenshots and public content of professionals for promotional purposes. It will not use body photos or sensitive data of athletes without additional express consent.
15. COOKIES
Essential: those needed for the site and the Platform to work: the signed-in session in the application, the chosen language and the decision about analytics cookies. They cannot be turned off without the service stopping working.
Analytics: Google Analytics, only if the visitor accepts it in the site's cookie notice. Before accepting, no analytics tool is loaded, and anyone who rejects it will not see the notice again.
Visitors choose in the cookie notice shown the first time they visit virecoach.com, and can change their decision by clearing the site's data in their browser.
16. CHANGES TO THIS POLICY
VIRE may update this Policy. Each version is published with its date. VIRE gives notice of each substantial change by email and on the Platform at least fifteen (15) calendar days before it takes effect and, when it changes in a way that requires authorization, the Platform asks the data subject to read it and accept it again.
17. EFFECTIVE DATE
This Policy is effective from October 29, 2026 (version 2026-10-11). Databases will be kept for as long as needed for the purposes described and for the periods in section 6.
18. CONTACT
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2
Address: TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colombia
Personal data and complaints: soporte@virecoach.com
Website: virecoach.com
Versão 2026-10-11 · Atualizado em 14 de outubro de 2026 · Entra em vigor em 29 de outubro de 2026
A STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2, com sede em TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colômbia, na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados pessoais da plataforma VIRE, adota a presente Política conforme a Lei 1581 de 2012, o Decreto 1377 de 2013 (compilado no Decreto 1074 de 2015) e demais normas aplicáveis.
1. RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2
Endereço: TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colômbia
Dados pessoais e reclamações: soporte@virecoach.com
Site: virecoach.com
2. DADOS PESSOAIS QUE COLETAMOS
Profissionais: nome, e-mail, telefone, data de nascimento, foto de perfil, número de documento e informações de faturamento, dados de pagamentos e assinaturas, conteúdo audiovisual, rotinas e uso da Plataforma.
Perfil na vitrine de profissionais: profissão, cidade, frase de apresentação, biografia, modalidade de atendimento (presencial, remota ou ambas), usuário do Instagram se decidir adicioná-lo e número de WhatsApp.
Verificação do profissional: a foto ou o PDF de seu cartão profissional do COCED e os dados que lemos da ficha pública desse cartão no site do COCED: nome, número e tipo de cartão, status, título, instituição, ano de formatura e datas de emissão e de atualização. Também guardamos a data em que o profissional nos deu sua autorização. Hoje a verificação só é feita com o cartão do COCED.
Profissionais que vendem na vitrine: para receber os pagamentos de seus planos, a foto de sua cédula de identidade frente e verso e seu número, seu RUT (cadastro tributário) e seu certificado bancário. Os números de documento e de conta são guardados criptografados. Além disso, uma foto do profissional segurando sua cédula (selfie), que é um dado biométrico e sensível e só é pedida com a autorização explícita e separada descrita na seção 3.
Atletas: nome, e-mail, telefone, data de nascimento, sexo (opcional: é possível responder "prefiro não dizer"; usamos para estimar o percentual de gordura e a massa muscular), peso, altura, métricas corporais, percentual de gordura corporal, fotos de progresso, lesões e condições médicas que decida declarar, compras de planos na vitrine e atividade na Plataforma.
Localização: a cidade que cada usuário escolhe em um catálogo mundial de cidades (GeoNames), com sua região, seu país e as coordenadas aproximadas dessa cidade. Não usamos a localização do celular.
Dados técnicos: endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operacional, idioma e eventos de uso. Ao aceitar um documento legal, guardamos sua versão, a data, o endereço IP e o navegador a partir do qual foi aceito.
Cadastros não concluídos: se uma pessoa começa a criar sua conta e não conclui o processo, a VIRE conserva os dados que ela já escreveu, a partir do momento em que informa seu e-mail: o tipo de conta (atleta ou profissional do esporte), o e-mail, o nome se o forneceu, a etapa em que parou, a data e se o cadastro começou na web ou no aplicativo móvel. Não são conservados a senha, o telefone nem o usuário de redes sociais.
3. DADOS SENSÍVEIS
A VIRE trata dados sensíveis em dois casos, e em ambos o faz com a autorização prévia, expressa e informada do titular, como exige o artigo 6 da Lei 1581 de 2012. O titular não é obrigado a autorizar o tratamento de dados sensíveis.
Dados de saúde: sexo, peso, estatura, composição corporal e demais métricas corporais, fotos corporais, lesões e condições médicas. O atleta decide se os fornece; a VIRE pede sua autorização explícita antes de guardá-los, e ele autoriza à parte que seu profissional possa vê-los.
Dado biométrico: a selfie com a cédula do profissional que vende na vitrine, usada apenas para comprovar sua identidade antes de pagá-lo. É pedida com uma autorização explícita separada, que o profissional aceita antes de enviá-la.
4. FINALIDADES DO TRATAMENTO
- Permitir o funcionamento da Plataforma e gerenciar contas.
- Gerenciar assinaturas, cobranças e faturamento eletrônico.
- Cobrar os planos que os profissionais vendem na vitrine, comprovar a identidade do profissional e repassar seus pagamentos.
- Permitir o acompanhamento físico e facilitar a interação entre profissional e atleta.
- Mostrar o perfil do profissional na vitrine de profissionais para conectar atletas e profissionais.
- Verificar o registro profissional de quem usa a VIRE como profissional.
- Comprovar a idade mínima para usar a Plataforma e para comprar.
- Mostrar a cidade de cada profissional e ajudar os atletas a encontrar profissionais próximos.
- Melhorar funcionalidades e prevenir fraudes.
- Cumprir obrigações legais, contábeis e tributárias, e enviar comunicações operacionais ou comerciais.
- Realizar análises estatísticas e de uso.
- Lembrar por e-mail, a quem começou um cadastro e não o concluiu, que pode completá-lo. Esses dados não são usados para publicidade nem para contato telefônico.
Alguns e-mails fazem parte do serviço e não podem ser desativados: os de segurança e acesso (verificação da conta e recuperação ou alteração de senha), os de faturamento (recibos, cobranças com falha, renovação e vencimento do plano), as respostas do suporte e os avisos sobre solicitações e sobre a relação entre o profissional e o atleta, incluídos os lembretes de solicitações pendentes e de fim do plano de treino.
Os demais podem ser desativados, entre eles o de novo recorde pessoal, que chega no máximo uma vez por sessão de treino, e "Sentimos sua falta", que é enviado ao atleta aos 7 e aos 21 dias sem treinar, no máximo duas vezes. Cada um desses e-mails inclui um link para cancelar a inscrição, e também podem ser desligados por tema nas preferências da conta.
5. BASE LEGAL
Autorização do titular, execução da relação contratual, cumprimento de obrigações legais e interesse legítimo de operação e segurança da Plataforma.
Para verificar o profissional, pedimos sua autorização prévia, expressa e informada na mesma etapa em que ele envia seu cartão, como exige o artigo 9 da Lei 1581 de 2012; sem essa autorização o cartão não pode ser enviado. A ficha do COCED que consultamos é de acesso público.
No caso dos cadastros não concluídos, a base legal é o interesse legítimo da VIRE e a relação pré-contratual com o titular: os e-mails enviados são transacionais e têm como única finalidade completar o cadastro já iniciado, por isso não dependem de autorização expressa prévia.
6. PRAZOS DE CONSERVAÇÃO
- Dados da conta, de treino e de saúde: enquanto a conta estiver ativa. Ao pedir a exclusão, a conta é desativada e pode ser reativada durante trinta (30) dias; depois são excluídos, exceto o que segue.
- Registros contábeis e de faturamento: dez (10) anos, conforme a legislação comercial e tributária.
- Documentos do profissional para receber pagamentos (cédula e seu número, RUT, certificado bancário): dez (10) anos desde o encerramento da conta, por obrigação contábil; depois são excluídos.
- Selfie com a cédula: enquanto a conta estiver ativa; é excluída ao encerrá-la.
- Cartão e dados de verificação: enquanto o profissional tiver conta na VIRE. Ele também pode pedir que os apaguemos antes escrevendo para soporte@virecoach.com; enquanto não enviar um cartão novamente, deixará de aparecer como verificado.
- Cadastros não concluídos: noventa (90) dias desde a última tentativa; cada e-mail inclui um link para deixar de recebê-los com um clique, que também exclui o cadastro.
- Cópias de segurança criptografadas: até sete (7) dias. Registros técnicos e de segurança: até trinta (30) dias.
7. ARMAZENAMENTO E SEGURANÇA
As informações são armazenadas em serviços de infraestrutura em nuvem. A VIRE implementa medidas razoáveis de segurança técnicas, administrativas e organizacionais. Nenhum sistema é completamente invulnerável.
Os cartões profissionais, os documentos para receber pagamentos e a selfie com a cédula são guardados em armazenamento privado, sem link público, e somente o pessoal autorizado da VIRE pode acessá-los. Os números de documento e de conta bancária de quem vende na vitrine são guardados criptografados. Nenhum desses documentos ou números é mostrado ou publicado na Plataforma.
8. ACESSO ÀS INFORMAÇÕES
Os dados do atleta só poderão ser visualizados pelo próprio titular, pelo profissional correspondente e pelo pessoal autorizado da VIRE quando necessário. A VIRE não vende dados pessoais a terceiros.
O perfil do profissional na vitrine de profissionais é visível para os usuários da Plataforma que tenham iniciado sessão, para que possam encontrá-lo e solicitar treino. Mostra seu nome, nome de usuário, foto, profissão, cidade, frase de apresentação, biografia, modalidade de atendimento, usuário do Instagram se o adicionou, se é embaixador da VIRE, número de atletas ativos, treinos acompanhados, desde quando está na VIRE e se está verificado. O profissional controla essa visibilidade e pode ocultar seu perfil da vitrine a qualquer momento na sua conta.
Seu número de WhatsApp não aparece na vitrine. Se ele tiver essa opção ativada, quando um atleta lhe envia uma solicitação é aberta uma conversa de WhatsApp com esse número, na qual o atleta poderá vê-lo. O profissional pode desativar essa opção na sua conta.
Página pública do profissional: se o profissional a ativar e aceitar sua autorização à parte, a VIRE publica em uma página própria sua foto, nome, selo de verificado, frase, especialidades, cidade, vídeo de apresentação e o que ele escrever sobre como trabalha e em seus links. Qualquer pessoa com o link pode vê-la, e ela pode aparecer em buscadores como o Google e na prévia ao compartilhá-la. O profissional pode desativá-la quando quiser. Dos visitantes, a VIRE só conta quantas visitas a página recebe por dia, sem guardar dados de quem a viu.
O cartão e os dados de verificação não são mostrados a outros usuários: na vitrine aparece apenas se o profissional está verificado.
9. OPERADORES DO TRATAMENTO
Alguns fornecedores tratam dados pessoais por conta da VIRE, como operadores do tratamento nos termos do artigo 3 da Lei 1581 de 2012, apenas para nos prestar seu serviço e sob suas próprias políticas:
- Google Cloud (Estados Unidos): servidores, banco de dados e armazenamento de arquivos.
- Google Maps Platform: busca das unidades do profissional.
- Vercel: hospedagem do aplicativo web, por onde passa o tráfego da Plataforma.
- Mercado Pago: cobrança dos planos e tokenização dos cartões.
- SIIGO: faturamento eletrônico.
- OpenAI (Estados Unidos): o assistente VireCoach e as respostas automáticas pelo WhatsApp.
- Meta (WhatsApp): mensagens pelo WhatsApp para quem as autorizou.
- Nosso provedor de e-mail: envio dos e-mails do serviço.
- Expo: notificações no celular.
10. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS
Parte das informações é armazenada e processada fora da Colômbia, principalmente nos Estados Unidos, nos servidores do Google Cloud e dos demais operadores da seção 9. A VIRE faz essas transmissões como responsável, com operadores que se obrigam a proteger os dados, e conforme o artigo 26 da Lei 1581 de 2012. Ao aceitar esta Política, o titular autoriza essas transmissões na medida em que sejam necessárias para prestar o serviço.
11. PAGAMENTOS E DADOS FINANCEIROS
Os pagamentos são processados por meio de fornecedores externos. A VIRE não armazena diretamente informações completas de cartões. A tokenização é gerenciada por fornecedores autorizados.
12. DIREITOS DO TITULAR E COMO EXERCÊ-LOS
O titular pode conhecer, atualizar e retificar seus dados; pedir prova da autorização que nos deu; ser informado sobre o uso que fazemos deles; revogar a autorização ou pedir a exclusão de seus dados quando não houver dever legal de conservá-los; acessá-los gratuitamente; e apresentar queixas à Superintendência de Indústria e Comércio.
- Consultas: são atendidas em no máximo dez (10) dias úteis a partir do recebimento. Se não for possível nesse prazo, informaremos o motivo e a nova data, que não superará mais cinco (5) dias úteis.
- Reclamações (correção, atualização, exclusão ou descumprimento): são atendidas em no máximo quinze (15) dias úteis a partir do dia seguinte ao recebimento. Se não for possível nesse prazo, informaremos o motivo e a nova data, que não superará mais oito (8) dias úteis.
- Canal: soporte@virecoach.com, a partir do e-mail registrado ou indicando o nome, o documento e o pedido.
- Superintendência de Indústria e Comércio: o titular pode apresentar uma queixa à SIC depois de esgotar o trâmite de consulta ou reclamação perante a VIRE.
13. MENORES DE IDADE
A VIRE não permite profissionais menores de idade. Os atletas devem ter pelo menos catorze (14) anos, e os menores de 18 usam a Plataforma com a autorização de seus pais ou de seu representante legal, que é quem autoriza o tratamento de seus dados. A VIRE trata os dados dos menores respeitando seu interesse superior e seus direitos fundamentais, e somente maiores de 18 anos podem comprar na Plataforma.
14. USO DE CONTEÚDO PARA MARKETING
A VIRE poderá utilizar depoimentos, nomes comerciais, logos, capturas e conteúdo público de profissionais para fins promocionais. Não utilizará fotos corporais nem dados sensíveis de atletas sem consentimento adicional expresso.
15. COOKIES
Essenciais: as necessárias para que o site e a Plataforma funcionem: a sessão iniciada no aplicativo, o idioma escolhido e a decisão sobre os cookies de análise. Não podem ser desativadas sem que o serviço deixe de funcionar.
Análise: Google Analytics, somente se o visitante aceitar no aviso de cookies do site. Antes de aceitar, nenhuma ferramenta de análise é carregada, e quem recusa não volta a ver o aviso.
O visitante escolhe no aviso de cookies que aparece na primeira vez que entra em virecoach.com e pode mudar sua decisão apagando os dados do site no navegador.
16. ALTERAÇÕES A ESTA POLÍTICA
A VIRE poderá atualizar esta Política. Cada versão é publicada com sua data. A VIRE avisa de cada mudança substancial por e-mail e na Plataforma com pelo menos quinze (15) dias corridos de antecedência à sua entrada em vigor e, quando muda em algo que exija autorização, a Plataforma pede ao titular que a leia e a aceite novamente.
17. VIGÊNCIA
Esta Política vigora a partir de 29 de outubro de 2026 (versão 2026-10-11). As bases de dados serão conservadas enquanto forem necessárias para as finalidades descritas e durante os prazos da seção 6.
18. CONTATO
STAION S.A.S., NIT 901.973.951-2
Endereço: TV Superior Cr 25 A 1 A Sur 45, Medellín, Antioquia, Colômbia
Dados pessoais e reclamações: soporte@virecoach.com
Site: virecoach.com